Privacy Policy
Ultimo aggiornamento: 10 Dicembre 2025
La presente Privacy Policy descrive come Viral Mind Srl raccoglie, utilizza e protegge i dati personali degli utenti di Qick Chat, la piattaforma per creare chatbot AI intelligenti. Ci impegniamo a garantire la massima trasparenza e conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
1. Titolare del Trattamento
Viral Mind Srl
Via Rialto 48A, 40124 Bologna (BO)
P.IVA: 04228091205 - REA: BO 578035
Email: support@qick.it
PEC: vm@pec.viralmind.it
2. Tipologie di Dati Raccolti
2.1 Dati Anagrafici e di Contatto
- Nome, cognome, email, numero di telefono
- Ragione sociale, P.IVA, indirizzo sede legale (per utenti business)
2.2 Dati di Utilizzo della Piattaforma
- Chatbot creati: nome, configurazione, personalizzazione (colori, messaggi)
- Knowledge sources: file PDF caricati, URL scansionati, testo inserito manualmente
- Conversazioni dei chatbot: messaggi utente-bot, timestamp, metriche di soddisfazione
- Statistiche utilizzo: numero messaggi inviati, quote consumate, analytics dashboard
2.3 Dati di Pagamento
- Gestiti esclusivamente da Stripe (PCI-DSS compliant)
- Non conserviamo dati di carte di credito sui nostri server
- Customer ID Stripe per gestione abbonamenti
2.4 Dati di Navigazione e Cookie
- Indirizzo IP, user agent, tipo di browser, dispositivo
- Pagine visitate, durata sessione, percorsi di navigazione
- Cookie tecnici, analitici e di marketing (vedi Cookie Policy)
3. Finalità del Trattamento e Base Giuridica
Erogazione del Servizio (Art. 6.1.b GDPR - Esecuzione Contratto)
Gestione account, creazione chatbot, processing conversazioni, supporto tecnico, fatturazione.
Marketing e Comunicazioni Promozionali (Art. 6.1.a GDPR - Consenso)
Invio newsletter, offerte commerciali, aggiornamenti prodotto. Consenso revocabile in qualsiasi momento.
Sicurezza e Prevenzione Frodi (Art. 6.1.f GDPR - Interesse Legittimo)
Monitoraggio abusi, protezione infrastruttura, conformità legale, audit di sicurezza.
Obblighi Legali (Art. 6.1.c GDPR)
Conservazione dati fiscali e contabili per 10 anni, risposte a richieste autorità competenti.
4. Periodo di Conservazione
| Tipologia Dati | Periodo |
|---|---|
| Account attivo | Per tutta la durata del servizio |
| Conversazioni chatbot | 24 mesi dall'ultima conversazione |
| Dati fatturazione | 10 anni (obbligo fiscale) |
| Dati marketing (con consenso) | 24 mesi, rinnovabili con consenso esplicito |
| Log sicurezza | 12 mesi |
5. Destinatari dei Dati
Responsabili del Trattamento (Art. 28 GDPR)
- Aruba S.p.A. - Hosting e infrastruttura server
- Stripe Inc. - Gestione pagamenti e abbonamenti
- Anthropic PBC - Claude AI API per processing conversazioni
- Voyage AI - Generazione embeddings per knowledge base
- Google LLC - Google Analytics, Google Ads
- Meta Platforms Inc. - Meta Pixel per remarketing
- TikTok Inc. - TikTok Pixel per advertising
- Microsoft Corporation - Clarity per analisi UX
Altri Destinatari
- Commercialisti e consulenti fiscali (obbligo legale)
- Studi legali (difesa diritti in giudizio)
- Autorità pubbliche (su richiesta legalmente vincolante)
6. Trasferimenti Extra-UE
Alcuni fornitori (Stripe, Anthropic, Voyage, Google, Meta, TikTok, Microsoft) trasferiscono dati verso USA e altri paesi extra-UE. Tutti i trasferimenti sono protetti da:
- Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea (Decisione 2021/914)
- Misure supplementari: crittografia end-to-end, pseudonimizzazione, minimizzazione dati
Avviso: I dati trasferiti negli USA potrebbero essere accessibili dalle autorità di sicurezza nazionale statunitensi in determinate circostanze previste dalla legge. Lo stesso vale per dati trasferiti in Cina (TikTok).
7. Misure di Sicurezza
Crittografia
SSL/TLS per dati in transito, AES-256 per dati sensibili a riposo
Autenticazione
Password hashing (bcrypt), protezione CSRF, rate limiting
Accesso Controllato
Role-Based Access Control (RBAC), audit log completo
Backup
Backup crittografati giornalieri, conservazione 30 giorni
8. Diritti dell'Interessato (Artt. 15-22 GDPR)
Hai diritto di:
- Accesso (Art. 15): Ottenere conferma dell'esistenza di dati e riceverne copia
- Rettifica (Art. 16): Correggere dati inesatti o incompleti
- Cancellazione (Art. 17): Ottenere la cancellazione dei dati (diritto all'oblio)
- Limitazione (Art. 18): Limitare il trattamento in determinati casi
- Portabilità (Art. 20): Ricevere i dati in formato strutturato e trasmetterli ad altro titolare
- Opposizione (Art. 21): Opporsi al trattamento per motivi legittimi
- Revoca consenso (Art. 7.3): Revocare il consenso al marketing in qualsiasi momento
Per esercitare i tuoi diritti, scrivi a support@qick.it. Risponderemo entro 30 giorni (prorogabili di altri 60 in caso di complessità).
Reclamo al Garante: Hai diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali - Piazza Venezia 11, 00187 Roma - www.garanteprivacy.it
9. Minori
Qick Chat è destinato esclusivamente a maggiori di 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori. Se veniamo a conoscenza della presenza di dati di minori, procederemo alla cancellazione immediata.
10. Data Protection Officer (DPO)
Viral Mind Srl non ha nominato un DPO in quanto non rientra nei casi obbligatori previsti dall'Art. 37 GDPR. Per questioni privacy, contatta direttamente il Titolare del Trattamento agli indirizzi indicati sopra.
11. Modifiche alla Privacy Policy
Ci riserviamo il diritto di modificare la presente Privacy Policy. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via email agli utenti registrati con almeno 15 giorni di preavviso. La data dell'ultimo aggiornamento è sempre indicata in testa al documento.